Política de tratamiento de datos personales La Occidental ltda. Asesor de seguros y Promotora Occidental ltda.

La Occidental y su principal aliada Promotora Occidental, han diseñado esta política para informar, advertir y dar claridad a todos sus clientes, proveedores, empleados y candidatos y a todos los que tengan algún tipo de relación comercial o empresarial sobre el tratamiento de sus datos, de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia en el que se garantiza la protección de datos personales y que determina que: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.”, que adquirió su reglamentación mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, en el Congreso de la República al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.

La Occidental ha adoptado todas las medidas necesarias para que los datos recolectados en todo tipo de negociación, relación comercial, financiera, publicitaria, legal, constitutiva y de intermediación u operación del objeto social, estén protegidos y custodiados con el fin de que ninguno esté expuesto al público en general.

Objetivo

Establecer lineamientos para el correcto manejo de la base de datos y los datos particulares entregados a La Occidental ltda. y Promotora Occidental ltda., por terceros, sean personas naturales o jurídicas, teniendo en cuenta la confianza que éstos tuvieron en nuestras entidades y aplicando los valores de respeto, prudencia y confidencialidad.

Partes involucradas

Esta política de tratamiento de datos incluye a La Occidental ltda. y Promotora Occidental ltda., como la entidades recolectoras y principales administradoras de los datos personales, de igual manera cobija a las personas naturales y jurídicas que tengan cualquier tipo de relación de tipo operacional, comercial o legal de toma y entrega de datos personales, empresariales, jurídicos o de cualquier índole de manera física y/o digital.

Para estos fines, La Occidental y Promotora Occidental ltda. establecen como sus datos principales y con los que se relacionarán los involucrados la Av. 5AN No. 22N – 12 Barrio Versalles, Cali Colombia, PBX. (2)4852424, 320 7979171 – 320 726 05 12, correo electrónico servicio.cliente@laoccidental.com.co página web www.laoccidental.com.co.

Alcance

Para establecer la legalidad en la recolección y administración de los datos se tiene en cuenta la normatividad nacional vigente, aplicada a toda la operación de La Occidental ltda. y Promotora Occidental ltda. Para el manejo de los datos se utilizan los formatos de Habeas data y Sarlaft y se consignan en nuestros sistemas de CRM (Hubspot y Brevo) y en el sistema de facturación (Contacto) y se solicita autorización para la administración de los datos y la entrega de las comunicaciones vía correo electrónico, teléfono o correspondencia física o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación conocido o por desarrollar técnicamente. También se informa sobre la situación de grabación en video de la imagen de las personas que visitan las instalaciones de La Occidental, para efectos de seguridad interna y externa. Se solicita explícitamente la autorización para compartir contenidos publicitarios, pero se hace la salvedad de que quien no esté de acuerdo con este tipo de comunicaciones lo debe expresar tácitamente a La Occidental y Promotora Occidental.

Los datos recolectados se utilizan de las siguientes maneras de acuerdo con su necesidad:

Clientes-asegurados para realizar la afiliación a las diferentes pólizas y modalidades de aseguramiento que hacen parte de los convenios que tiene La Occidental con compañías aseguradoras, estos datos varían de acuerdo con las necesidades de cada póliza, en ese sentido son datos personales, de identificación, contacto, ubicación, ingresos, capacidad económica y de endeudamiento, composición familiar, datos del grupo familiar, historia clínica, bienes, capitales, credenciales académicas, certificaciones laborales, etc. También se llevan a cabo gestiones de cobro de parte del área de cartera de La Occidental, así como de parte de Promotora Occidental.

Compañías de seguros en un flujo bidireccional se comparten los datos de los asegurados para realizar la afiliación ante las compañías aseguradoras a las diferentes modalidades de aseguramiento que comercializa e intermedia La Occidental. 

Proveedores y contratistas para soportar y generar facturas, órdenes de pago, cuentas de cobro y presentar todos los requisitos de tipo tributario y financiero que solicitan los entes de control, estos son datos de la empresa o persona natural, de identificación, contacto, ubicación, ingresos, registros, obligaciones y pagos tributarios, cuentas y certificaciones bancarias, etc.

Entes de control ante solicitudes de entidades de auditoría se deberá entregar todo tipo de información generada y/o administrada por La Occidental, siendo esta propia o de terceros.

Empleados y candidatos a trabajadores estos datos se recolectan y utilizan para verificar la ubicación e idoneidad del personal que trabaja o aspira a trabajar en La Occidental, para ello se requieren datos de orden personal, académico, laboral, familiar, geográfico, además de todo tipo de antecedentes fiscales, penales, civiles, etc.

Para todas las categorías también se deberá garantizar el cumplimiento de la LEY 1121 DE 2006, control a actividades delictivas “por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.”

Fuentes de recolección de datos  

Los datos que ingresan a nuestra base son captados para la operación de la empresa de las siguientes maneras:

• Cuando son directamente proporcionados por el titular, persona natural o jurídica, en su calidad de prospecto-cliente-asegurado
• Cuando son proporcionados por las empresas a las que La Occidental accede para ofertar pólizas colectivas o patronales, estas empresas nos entregan los listados de sus empleados con los datos que se requieren para cada póliza o grupo de ellas.
• Cuando se realiza una convocatoria por página web, correo electrónico, redes sociales u otro medio de difusión para captar talentos con objetivos laborales o comerciales.
• Cuando se cierra un negocio o intercambio comercial con una persona natural o jurídica y se requieren sus datos para legalizar los pagos, cobros, entregas, etc.
• Cuando se cierren convenios interinstitucionales.

Propósito de la obtención de datos y tratamiento

La Occidental ltda. Asesor en seguros gestionará la información de los datos de personas y entidades con las que tenga relación de cualquier tipo, solo para estos objetivos:

1. Gestionar la relación contractual, administrativa y/o comercial que se tiene con el empleado, cliente, prospecto, proveedor u otro actor que se relacione con La Occidental.
2. Brindar comunicaciones o contacto vía correo físico, electrónico, mensaje de texto, teléfono, sistemas de chat, redes sociales u otro medio digital.
3. Recibir, gestionar y responder requerimientos sobre productos y servicios o nivel de satisfacción (PQRS).
4. Recolectar datos para la toma de decisiones.
5. Cumplir requerimientos de las autoridades judiciales, administrativas y entes de control.
6. Enviar información relacionada con el objeto social de La Occidental.
7. Garantizar los derechos y recordar los deberes de los titulares.
8. Realizar el envío de comunicaciones comerciales, así como el ofrecimiento de productos y servicios, cotizaciones, publicidad propia, oportunidades de negocio, opciones de mejora en los productos y en general actividades de mercadeo tradicional y digital.
9. Realizar encuestas de satisfacción, servicio y oportunidades de mejora.
10. Realizar verificación de datos y referencias de terceros.
11. Entregar facturas o notas de cobro.
12. Completar un registro histórico y/o estadístico.
13. Cumplir con los requisitos legales para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
14. Realizar investigaciones en situaciones de riesgo o posibles violaciones a la seguridad.
15. Adelantar actividades de cobro, acuerdos de pago y otros requerimientos económicos y contables.
16. Gestionar la aplicación de sanciones asociadas a incumplimientos de algún tipo.
17. Recibir y solicitar procesos de crédito, con los debidos que conlleva esta práctica, como consulta en centrales de riesgo, confirmación de referencias familiares, personales y comerciales, etc.
18. Disponer de los contactos de terceros entregados por el titular en caso de no ser posible su ubicación para alguna eventualidad de importancia.
19. Llevar a cabo campañas de fidelización, actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
20. Promocionar procesos de formación de personal interno y externo
21. Realizar todos los procedimientos para la formalización de contratos.
22. Efectuar las actividades propias de la adquisición de Seguros en general.
23. Entregar reportes a las centrales de riesgos cuando así sea requerido.
24. Promocionar ofertas de empleo y realizar reclutamiento de talento humano.
25. Comunicar algún requerimiento hecho por entidades como IPS, EPS, ARL, Aseguradoras, etc.
26. Realizar verificaciones por riesgo de salud pública.
27. Realizar registro en aplicativos y formularios de entidades y organismos estatales por requerimiento legal.
28. Reportar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones de La Occidental.
29. Establecer condiciones de seguridad y reconocimiento de posibles atentados contra la integridad de La Occidental. Esto específicamente en el caso del video tomado, que termina siendo un registro y de esta manera es un dato biométrico.

Autorización del tratamiento por parte del titular

La Occidental ltda, asesor de seguros y Promotora Occidental ltda. obtendrán del titular la autorización de tratamiento, administración y gestión de manera expresa e informada mediante el formato correspondiente, sin embargo para el caso de los clientes-asegurados desde la solicitud y entrega de cotización se comparte un primer acuerdo de tratamiento de datos básico, susceptible a consulta posterior, generalmente vía correo electrónico, teléfono-whatsapp o redes sociales. Se entiende que se cumple con los requisitos para este acuerdo cuando se manifieste por escrito, de manera oral o cuando se realiza una solicitud de contacto o actuación en conjunto (por ejemplo cuando se envía una hoja de vida o se pacta una entrevista).

De igual manera no se requiere autorización para el uso de los datos en estos casos: Cuando sean datos de uso y acceso público, cuando haya de por medio un requerimiento judicial o un entramado legal, cuando se presente una emergencia sanitaria o de salud pública, cuando la ley cobije situaciones de naturaleza histórica, científica o estadística.

Administración de los datos en La Occidental

Los datos reposan físicamente en el archivo y digitalmente en las plataformas virtuales de la empresa, teniendo un libre acceso por parte de todos los funcionarios que día a día los consultan y gestionan de acuerdo con las necesidades de la operación de La Occidental, sin embargo como política y restricción general, todos los empleados tienen un manejo responsable de los datos y nadie está autorizado a extraer información de ningún tipo, excepto cuando exista la autorización expresa de las directivas.

La transmisión de los datos se realiza como procedimiento necesario para la afiliación a las diferentes modalidades de aseguramiento en las compañías aseguradoras, sin embargo las compañías no cuentan con la autorización expresa para gestionar los datos desde el punto de vista promocional o comercial, todo se hace a través de La Occidental como corredor autorizado por cada asegurado.

Procedimiento para llevar a cabo una reclamación de parte de un externo que sienta vulneración de sus datos personales

Las personas naturales o jurídicas que sientan que se ha vulnerado la confidencialidad de sus datos deberán escribir al área de Servicio al cliente para que sea evaluada la petición y se pueda aclarar o resarcir la solicitud, los canales son: servicio.cliente@laoccidental.com.co, cel. 320 7675277, Av. 5AN No. 22N – 12 Barrio Versalles, Cali Colombia, PBX. (2)4852424. Si no hay satisfacción con la respuesta deberá dirigirse a la Superintendencia de industria y comercio, que es la entidad que vela por la protección de los datos personales de las personas y entidades.

Glosario

 Dato: Información sobre algo específico que permita definir su identidad o características propias.

Dato personal: Información sobre la identidad de una persona, ubicación geográfica, método para comunicarse con ella; características de su desarrollo personal, laboral, académico, familiar; habitualidad, gustos, costumbres, condición ciudadana, etc.

Dato público: Información sobre algo, que se encuentra en cualquier fuente de información y es -o puede ser- de público conocimiento.

Base de Datos: Listado o conjunto de datos organizados de manera específica y con una intención. La mayoría de las veces hace referencia a datos del tipo personal.

Titular del dato: Persona natural o jurídica que responde, entrega, autoriza o restringe el uso de un dato sobre sí misma o su apoderado.

Política -de tratamiento de datos-: Maneras de actuar frente a la existencia de una base de datos, cómo obtenerla, cómo administrarla, cómo utilizarla, cómo garantizar una confidencialidad sobre ella, qué restricciones tiene, etc.

Habeas data: Concepto jurídico que hace referencia al derecho de las personas a conocer, actualizar, modificar, rectificar o autorizar el uso de cualquier información que se recoja sobre ella en cualquier instancia o entidad de carácter público o privado.

SARLAFT: Sigla que refiere al Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. Formato creado para conocer la proveniencia y garantía de legalidad de los activos y capitales de una persona.

Autorización: Consentimiento que hace un titular sobre el uso o referenciación de algo que solo le pertenece a él y puede ser expresado de manera escrita o verbal, en el caso particular es la autorización sobre el uso de sus datos.

Privacidad: Referente a la vida privada, a los aspectos que suceden alrededor de algo o alguien que se prefiere mantener en secreto.

Acceso restringido: Acceso limitado o prohibido a un dato, base de datos o al contenido de la misma.

Rectificación: Acción de corregir o resarcir una medida o promulgación que se hizo sobre algo y que se compruebe que no goza de veracidad o exactitud en su composición.

Datos sensibles: se entiende por dato sensible aquel que comprometa seriamente la integridad, intimidad y libre desarrollo de la personalidad del titular, siendo estos los que se refieren a preferencias o tendencias religiosas, sexuales, políticas, filosóficas, raciales o de salud que puedan generar algún tipo de discriminación o señalamiento por parte de la sociedad. La Occidental no requiere para ninguno de sus procedimientos información alguna sobre estos aspectos, sin embargo, si se llegan a obtener estos datos se les dará el tratamiento correspondiente de total reserva y confidencialidad.

De igual manera se reconocen como sensibles los datos referentes a los niños, niñas y adolescentes y dejando claro que como objeto social de La Occidental se requiere la gestión de estos datos, la compañía garantiza que todo este contacto y tratamiento se hace a través del padre, madre y/o acudiente o representante legal.

De acuerdo con esta promulgación de la recolección, los usos y la administración de los datos, establecemos este acuerdo de privacidad

Las sociedades LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA., en aplicación a las normas contenidas en el Decreto 1377 de 2.013 y la Ley 1581 de 2.012 y sus normas reglamentarias “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”, requerimos su AUTORIZACION para el Tratamiento de los mismos según lo dispone el artículo 9o de la mencionada ley, los cuales serán incorporados a una base de datos de la que son responsables LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA., que cuentan con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de tal manera que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas naturales o jurídicas y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de los mismos.

Las actividades relacionadas con el Tratamiento de sus Datos Personales podremos realizarlas a través de correo electrónico (mailing), páginas web, redes sociales, correo físico, electrónico, celular o dispositivos móviles, por vía de mensaje de texto (SMS) o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación conocido o por desarrollar tecnológicamente.

Por medio de la presente declaro expresamente:

1.- Que autorizo a las sociedades LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA., a dar tratamiento a mis datos personales aquí autorizados, con el objetivo de realizar las actividades propias de su objeto social y por las cuales me estoy vinculando comercialmente con éstas.

2.- Que las sociedades LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA., me han informado expresamente sobre lo siguiente:

I.- FINALIDAD TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Mis datos personales serán tratados por LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA. para los siguientes fines específicos: a.- El trámite de mi solicitud de vinculación como consumidor de pólizas de seguros, deudor, contraparte contractual, proveedor o usuario de sistemas financieros; b.- Las gestiones integrales como usuario del contrato de seguro; c.- Las gestiones que efectúen en la realización de estudios técnico-actuariales, en estadísticas, realización de encuestas, análisis de tendencias del mercado o en estudios de su competencia; d.- El proceso de contratación en seguros que implique en su caso, la liquidación y pago de siniestros; e.- En el envío de información relacionada a encuestas de satisfacción de clientes, ofertas comerciales en seguros o de intermediación de servicios financieros o relacionados con el objeto social de LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA; f.- La estructuración de otros servicios complementarios en seguros o en gestiones de riesgo adicionales personal o empresarial en el caso de ERM o planes de continuidad del negocio.

1. – USUARIOS DE LA INFORMACIÓN:- Que los datos podrán ser compartidos, trasmitidos, entregados o divulgados para las finalidades mencionadas a: 1.- las personas jurídicas que tengan la calidad de filiales, subsidiarias o vinculadas a LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA.; 2.- Los Operadores necesarios para el cumplimiento de derechos y obligaciones de contratos celebrados con LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA., como por ejemplo abogados externos o internos; 3.- Las ASEGURADORAS que a su vez intervengan en los procesos de celebración, ejecución y terminación del Contrato de Seguros y sus proveedores como ajustadores, Call centers, investigadores, compañías de asistencia, y 4.- Las personas naturales o jurídicas con las cuales LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA., adelante gestiones para los efectos de celebrar contratos en función de su objeto para cumplir con las finalidades del Tratamiento.

III.- DATOS SENSIBLES: – Que son facultativas las respuestas a preguntas que me han hecho o me harán sobre datos personales sensibles, de conformidad con la definición legal vigente. En consecuencia, no he sido obligado a responderlas, por lo que autorizo expresamente para que se lleve a cabo el Tratamiento de mis datos sensibles, en especial los relativos a mi estado de salud, patologías y a los datos biométricos.

IV.- DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:- Que como titular de la información o a quien legitime para tal efecto, me asisten los Derechos previstos en las leyes 1266 de 2.008 y 1581 de 2.012, en especial me asiste el derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre mí, si después de treinta (30) días no se ha obtenido pronunciamiento alguno respecto del objeto de esta comunicación, LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA continuarán con su labor de comunicación como lo han venido haciendo hasta la fecha.

V.- RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: – Que los responsables y los Encargados del Tratamiento de la información son LA OCCIDENTAL LTDA. ASESORES DE SEGUROS y PROMOTORA OCCIDENTAL LTDA.

VI.- DATOS PERSONALES DE NIÑOS (AS) Y ADOLESCENTES: Que son facultativas las respuestas a las preguntas sobre datos de niños (as) y adolescentes, en consecuencia, no he sido obligado a responderlas.

VII.- AUTORIZACIÓN: – De manera expresa, AUTORIZO el Tratamiento de los Datos Personales, incluidos los sensibles y autorizo, de ser necesario, la transferencia intencional de los mismos, por las personas y para las finalidades y en los términos en que me fueron informados en este documento.

Vigencia

La presente política rige a partir del 1 de noviembre de 2023, hasta que se modifique producto de alguna ley de protección de datos que aplique en la normatividad vigente en Colombia.